Polskie prawodawstwo nakłada na zarząd wspólnoty mieszkaniowej szereg praw i obowiązków. Wszystkie kwestie są szczegółowo regulowane przez odpowiednie ustawy. Zarząd wspólnoty tak jak zarząd każdego innego podmiotu jest zobowiązany do składania corocznych sprawozdań ze swojej działalności. Jak powinno wyglądać rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej i co w tej kwestii mówi prawo?
Rozliczanie wspólnot mieszkaniowych – kwestie prawne
Kwestię rozliczenia rocznego wspólnoty mieszkaniowej reguluje między innymi ustawa o własności lokali. Artykuł trzydziesty ustawy o własności lokali (Dz.U. 1994 Nr 85 poz. 388) nakłada na zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządcę obowiązek składania rocznych sprawozdań ze swojej działalności. Obowiązkiem zarządu jest również zwołanie zebrania właścicieli wszystkich lokali przynajmniej raz na rok. Zarząd powinien zwołać zebranie w celu przedstawienia rozliczenia rocznego do końca pierwszego kwartału każdego roku. Jeśli zarząd lub zarządca nie wywiążą się ze swojego obowiązku to prawo do zwołania zebrania corocznego przysługuje każdemu właścicielowi lokalu w danej wspólnocie.
Przejrzystość przede wszystkim
Kluczową kwestią, która musi poprzedzić sporządzenie pierwszego rozliczenia rocznego, jest dokładne zdefiniowanie i wprowadzenie w życie regulaminu rozliczeń. Regulamin określa sposób prowadzenia ewidencji i to w jaki sposób wykonywane są rozliczenia roczne wspólnoty mieszkaniowej. Jednak sporządzenie takiego regulaminu wykracza poza kompetencje i uprawnienia zwykłe zarządu wspólnoty. Punkt dziesiąty ustępu trzeciego artykułu 22 ustawy o własności lokali stanowi, że zarząd wspólnoty bądź zarządca nieruchomości muszą uzyskać zgodę właścicieli lokali w postaci uchwały na wykonywanie takich czynności jak „określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej”.
Niestety w praktyce ten przepis często pozostaje martwy, co daje wspólnotom szerokie pole do nadużyć i jest to duży problem w Polsce. Obecnie większość właścicieli lokali, nawet tych z wyższym wykształceniem, po prostu nie przejmuje się tym, w jaki sposób funkcjonuje wspólnota oraz na co wydawane są ich ciężko zarobione pieniądze przekazywane wspólnocie. Polacy nie korzystają nawet z prawa, które zapewnia im ustęp trzeci artykułu 29 ustawy o własności lokali, zgodnie z którym każdy właściciel lokalu ma prawo skontrolować działania zarządu wspólnoty.
Przestrzeganie wspomnianych powyżej przepisów jest szczególnie ważne w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych, ponieważ polskie prawodawstwo zwalnia je z obowiązku prowadzenia księgowości oraz przygotowywania rozliczeń finansowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Właśnie dlatego tak ważna jest świadomość właścicieli lokali, aby wykorzystać przysługujące im prawa do kontroli i uczestniczyć w tworzeniu regulaminu rozliczeń wspólnoty mieszkaniowej. Kolejne pole do nadużyć otwiera się przed zarządem wspólnoty na skutek tego, że nie obowiązuje go ustawa o zamówieniach publicznych.
Od 20 lat zajmujemy się kompleksowym zarządzaniem nieruchomościami. Poznaj naszą ofertę!
Co powinno zawierać rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej?
Jak już wspomniano rozliczenie roczne stanowi odbicie regulaminu rozliczeń wspólnoty, który określa to co zarząd ewidencjonuje, a tym samym definiuje dokumenty finansowe, które mogą być wykorzystane do stworzenia rozliczenia. Zazwyczaj rozliczenie roczne składa się z kilku pozycji takich jak suma przychodów stanowiących wpłaty o właścicieli lokali, sumę i szczegółowe wyliczenie kosztów zarządzania częścią wspólną nieruchomości (eksploatacja, energia elektryczna, ubezpieczenie, opłata za wodę, wywóz śmieci, sprzątanie, wynagrodzenia zarządcy, koszty sądowe czy prowizje bankowe). Rozliczone powinny być również wpływy przekazane przez właścicieli lokali na fundusz remontowy.
Poza rozliczeniem ogólnym każdy właściciel lokalu powinien otrzymać sporządzone przez zarząd lub zarządcę nieruchomości rozliczenie indywidualne. Dzięki temu dowie się jak kształtowały się koszty utrzymania jego części nieruchomości oraz czy ma jakieś zaległości finansowe względem wspólnoty. Rozliczenie indywidualne powinno zawierać szczegółowe informacje na temat każdego z dwunastu miesięcy, które obejmuje. Znajdują się w nim zapisy dotyczące bieżących kosztów utrzymania nieruchomości oraz funduszu remontowego.
Rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej zawiera także szerszą część opisową. Właściciele lokali powinni móc w niej znaleźć szczegółowe informacje na temat kosztów remontów przeprowadzanych w nieruchomości. Dzięki temu wiedzą na co dokładnie zostały przeznaczone składki, które wnieśli do wspólnoty w minionym roku kalendarzowym.
O czym warto pamiętać?
Należy zwrócić uwagę, że każdy właściciel lokalu w danej nieruchomości ma zagwarantowaną przepisami prawa możliwość kontrolowania działalności zarządu wspólnoty bądź zarządcy budynku. Dzięki temu może mieć on pewność, że wnoszone przez niego opłaty są odpowiednio wykorzystywane lub w porę zareagować, jeśli członkowie zarządu wykonują niejasne operacje finansowe. Pamiętajmy, że to ogół właścicieli musi wyrazić zgodę na dużą liczbę działań zarządu w postaci uchwały. Ponadto wszystkie dokumenty, które właściciel lokalu otrzymuje od wspólnoty mieszkaniowej muszą być opatrzone podpisami członków zarządu. Zgodnie z ustępem drugim artykułu 21 ustawy o własności lokali muszą to być podpisy co najmniej dwóch członków, jeśli zarząd wspólnoty jest kilkuosobowy. Pamiętajmy, że zarząd wspólnoty jest odpowiedzialny przed właścicielami lokali za to, aby zgodnie z przepisami prawa zarządzać częścią wspólną nieruchomości.
