Coraz więcej firm decyduje się na wynajem biura zamiast kupna nieruchomości komercyjnej. Jak dokonać właściwego wyboru? Co jest standardem, jeśli chodzi o powierzchnie biurowe? Na co zwrócić uwagę poszukując idealnego lokalu na biuro?
Lokalizacja nieruchomości nadal najważniejsza
Wybierając lokal, w którym ma znaleźć się nasze biuro musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim lokalizację. Bardzo istotnym czynnikiem wpływającym nawet na rozwój firmy jest lokalizacja biura. Nie musi to być od razu tak zwany obiekt klasy A, ale powinien być elegancki i położony w dobrej dzielnicy. Dobra dzielnica to taka, do której łatwo dojechać i wydostać się z niej. Bardzo ważne jest również to, aby w pobliżu biura znajdował się dogodny parking. Idealna lokalizacja biura to także łatwy dostęp do środków komunikacji miejskiej, ponieważ bardzo modne staje się obecnie pozostawianie samochodu poza centrum miasta i poruszanie się autobusem, tramwajem czy metrem. Pamiętajmy również, że nasz potencjalny klient czy interesant musi móc nas łatwo znaleźć.
Rozważając poszczególne oferty biur nieruchomości zwróćmy uwagę na to, co znajduje się w bezpośredniej bliskości oferowanych powierzchni biurowych. Czy znajduje się tam sklep spożywczy lub bar, w którym można zjeść szybki lunch. Przydałby się także kiosk z prasą. Aby dokonać właściwego wyboru sprawdźmy także kto wynajmuje biura w danym budynku, albo w najbliższej okolicy. Czy jest ona popularna i jakie można znaleźć opinie na jej temat w Internecie, jak jest postrzegana? Czy logo naszej firmy nie zginie wśród kilkudziesięciu innych na elewacji nieruchomości lub wewnątrz?
Standard nieruchomości – warunki w budynku
Zobaczmy jaki jest stan techniczny budynku, w którym znajdują się rozważane przez nas powierzchnie biurowe. Jeśli budynek ma więcej niż cztery kondygnacje to sprawdźmy czy znajduje się w nim winda. Zastanówmy się, czy jakieś elementy wyposażenia biura bądź poszczególne oferowane pomieszczenia wymagają remontu lub odświeżenia. Bardzo istotną rzeczą jest także to, czy dany obiekt jest chroniony. Jakie zainstalowano alarmy i czy na miejscu dyżuruje nocny stróż. To ważne, ponieważ zawsze w biurze znajduje się przecież sprzęt komputerowy i telekomunikacyjny, ważne dokumenty, dane klientów itd. To wszystko powinno być dobrze chronione. Jeśli chcemy dokonać właściwego wyboru to zainteresujmy się również czy interesujące nas powierzchnie biurowe posiadają zabezpieczenia przeciwpożarowe, oraz jak wyglądają drogi ewakuacyjne, czy właściciel nie oszczędza na bezpieczeństwie.
Warto zwrócić także uwagę na sam wygląd budynku i biura. Czy jest nowoczesny oraz czy zadbano o dobre materiały wykończeniowe wewnątrz lokalu. Jeśli zdecydujemy się na dane biuro, to zastanówmy się ile musimy zainwestować w ewentualne zmiany wystroju tak, aby nam odpowiadał i był reprezentacyjny. Biuro to wizytówka firmy, ma budzić zaufanie i sprawić, aby klient czuł się u nas komfortowo. Powierzchnia biurowa powinna być również funkcjonalna i dobrze nastrajać pracowników. Zadowolony pracownik to efektywny pracownik. W związku z tym warto upewnić się czy przyszła umowa najmu pozwoli nam na dokonywanie zmian aranżacji wnętrza takich jak chociażby prace architektoniczne.
Przeanalizujmy także najbliższe plany rozwojowe naszej firmy i zastanówmy się ile powierzchni biurowej będziemy potrzebować. Unikniemy w ten sposób sytuacji, w której po kilku, kilkunastu miesiącach może nas czekać kolejna przeprowadzka, ponieważ będzie nam brakować miejsca do płynnego funkcjonowania firmy. Zdaniem specjalistów optymalne warunki pracy to takie, w których na pojedynczego pracownika naszej firmy przypada około pięć metrów kwadratowych powierzchni biurowej. Sprawdźmy również czy dany lokal można zaaranżować w taki sposób, aby odpowiadał specyfice pracy naszej firmy. Tak, aby każdy pracownik miał swoje własne miejsce pracy i nie przeszkadzał innym.
Infrastruktura budynku jest ważna
Jak już wspomnieliśmy wcześniej nadal ważna jest dobra lokalizacja biura. Ale jeśli zastanawiamy się jak dokonać właściwego wyboru powierzchni biurowej to pamiętajmy, że tak samo ważna jest infrastruktura, którą dysponuje zarówno budynek jak i nasze przyszłe biuro. Sprawdźmy jak wygląda kwestia okablowania teleinformatycznego, czy odpowiada naszym potrzebom. Czy nie będzie problemu z zainstalowaniem kilku niezależnych linii telefonicznych oraz czy dostępny jest szybki Internet. Jeśli dostępna sieć internetowa nie posiada odpowiednich parametrów to zasięgnijmy informacji u kilku operatorów na temat tego jakie koszty będziemy musieli ponieść, aby mieć dostęp do usług, których potrzebujemy. W zależności od charakteru świadczonych przez nas usług sprawdźmy także na przykład czy dostęp do naszego lokalu jest możliwy dla osób niepełnosprawnych.
Częścią infrastruktury są także dobrze rozplanowane pomieszczenia socjalne i toaleta. Pomyślmy czy w danym lokalu istnieje możliwość zorganizowania pokoju socjalnego, w którym może znaleźć się podstawowy sprzęt i urządzenia kuchenne. Być może nasi pracownicy będą woleli możliwość przygotowywania sobie prostych posiłków na miejscu zamiast wychodzić na przerwę obiadową na zewnątrz. Taki pokój to również wygoda dla nas. Zawsze miło i w dobrym tonie jest zaproponować klientowi kawę lub herbatę.
Gdy najważniejsza jest cena powierzchni biurowej
Spróbujmy znaleźć złoty środek. Jeśli o wyborze lokalizacji decyduje cena wynajmu to zdecydujmy się na najatrakcyjniejszy wizualnie i funkcjonalnie lokal. Warto również kierować się zasadą zgodnie z którą, jeśli ze względu na profil działalności firmy nie odwiedzają nas codziennie dziesiątki klientów, to możemy wybrać biuro zlokalizowane poza ścisłym centrum miasta. Mamy wtedy szansę na duży lokal, być może nawet w jakimś reprezentacyjnym obiekcie. Pamiętajmy o tym, że nasi pracownicy muszą mieć możliwość łatwego dotarcia do biura, tak więc powinno się ono znajdować w miarę blisko przystanków komunikacji miejskiej oraz oferować parking. Natomiast jeśli jednym z ważnych elementów funkcjonowania firmy jest bezpośredni kontakt z klientami, którzy odwiedzają nas w biurze to poszukajmy lokalu na przykład na nowych osiedlach. Są one zazwyczaj dobrze skomunikowane z centrum miasta i często nie wymagają także spędzania długiego czasu na dojeździe. Nowe osiedla są zwykle dobrze reklamowane, więc potencjalni klienci będą zorientowani co do lokalizacji naszego biura. Bardzo prawdopodobne, że w niedługim czasie takie nowe osiedle stanie się również prestiżową lokalizacją.
Jak dokonać właściwego wyboru?
Wybór nigdy nie jest prosty, tak samo jak nie ma jednej dobrej recepty na właściwą decyzję. Zazwyczaj jest to decyzja co najmniej na kilka lat. Dobrze wybrana powierzchnia biurowa może przynieść firmie znaczące profity, podnieść prestiż i bez zbędnego wysiłku ze strony pracowników pozyskać nowych klientów. Zdarzają się także przypadki, w których źle wybrana lokalizacja przyczyniła się do pogorszenia sytuacji finansowej firmy. Poszukując idealnego lokalu kierujmy się zatem zasadą optymalnej lokalizacji, dobrego stanu technicznego lokalu, przystępnej ceny oraz, co nie mniej ważne, bezpieczeństwa budynku. Możemy również poświęcić kilka chwil na przejrzenie Internetu i sprawdzić jakie obiekty w naszym mieście są aktualnie szczególnie popularne. Być może trafimy na dobrą okazję.
